Blogikirjoitus: Katse hukkaan ja sen poistamiseen

Hukkajahdin keskiössä on tunnistaa vaikuttamattomia ja hyödyttömiä toimia. Fokus on toiminnan sujuvoittamisessa, mikä varmistaa osaltaan muun muassa asiakas- ja potilasturvallisuutta ja lisää henkilöstön työhyvinvointia. Esimerkiksi tunnistamalla ja poistamallaviiveitä sekä niiden juurisyitä, on tuloksena saatu prosessien eri vaiheisiin kuluvan ajan ja odotusaikojen lyhenemistä. Lisäksi on parannettu laatua ja saatu aikaan kustannussäästöjä.

Hukkatunnistin-työkalut

Hukkatunnistin-työkaluilla hukkaa ja sen määrää voidaan tunnistaa objektiivisesti ja konkreettisesti. Työkaluja on kehitetty kansainvälisen esimerkin (Inpatient Identification Waste Tool, Outpatient Identification Waste Tool, Institute for Healthcare Improvement 2011) pohjalta Tyks-sairaalapalveluissa somaattisten vuodeosastojen, päivystysten ja poliklinikoiden kehittämisen tueksi.

Hukkajahti voi olla välittömiä hyötyjä tuottavaa ja palkitsevaa. Nämä vinkit ja vaiheet auttavat jahdin toteutuksessa:

1. Ymmärrä hukan käsite: Ensimmäinen askel on työyhteisön yhteinen ymmärrys siitä, mitä hukka tarkoittaa.
2. Kouluta henkilöstölle hukkajahdin periaatteet ja tavoitteet. Vältä yleiset väärinkäsitykset muun muassa syyllisten etsimisestä ja äärimmilleen tehostamisesta
3. Tunnista ja arvioi hukka sekä sen juurisyyt ja vaikutukset. Hyödynnä Hukkatunnistin-työkalua erillisten ohjeiden mukaisesti.
4. Kehitä ja toteuta parannustoimenpiteet: Kun hukka on tunnistettu ja analysoitu, kehitä parannustoimenpiteitä sen poistamiseksi. Muista seurata ja arvioida parannustoimenpiteiden vaikutuksia.
5. Jatkuva parantaminen: Hukkajahti ei ole kertaluonteinen projekti, vaan jatkuva prosessi. Jatka hukan tunnistamista ja poistamista säännöllisesti. Kannusta henkilöstöä osallistumaan ja tuomaan esiin kehittämisideoita.

Hukkaa jahtaamassa Tyks-sairaalapalveluiden yleislääketieteen läntisellä vastuualueella

Tyks-sairaalapalveluiden yleislääketieteen läntisellä vastuualueella jahdattiin hukkaa loppuvuodesta 2024. Aiheeseen innostuttiin palvelualuejohdossa heti kesän jälkeen, kun kesällä 2024 osastoillamme oli paljon arjen myllerrystä osastojen yhdistymisien johdosta. Arjessa tuli vastaan paljon tilanteita, joissa eri yksiköistä tulevat työntekijät pohtivat keskenään, miten arkea on helpointa pyörittää osastoilla. Oli meidän tapoja ja teidän tapoja. Joissain asioissa toinen vaikutti tehokkaammalle kuin toinen ja toisissa tilanteissa taas toinen. Hukkajahti päätettiin ottaa syksyn 2024 tavoitteeksi.

Ensin koko palvelualueelle pidettiin sparrauspäivät kehittämispäivillä, jossa pohdittiin alueen osastojen henkilöstön kanssa arjen hukkaa. Tämän jälkeen kaikilla osastoilla tehtiin hukkajahti yhtenä aamupäivänä.

Osastolla kerättiin potilaspaikkakohtaisesti havaittua hukkaa huonekohtaiseen listaan. Iltapäivällä henkilöstöstä koottu hukkatyöryhmä purki havainnot yhdessä ylilääkärin ja ylihoitajan kanssa hukkatyökalun avulla.

Eniten hukkaa löytyi viiveistä ja virheistä prosessissa (40–68 % kaikista läpikäydyistä potilaspaikoista). Prosessin viiveistä aiheutuva hukkaa sisältää mm. hukassa olevat tavarat, täyttämättömät kaapit, palaverin odottelun, labravastausten odottamisen ja toimenpideajan odottamisen.

Toiseksi eniten löytyi arjen hukkaa tarpeettomasta sairaalahoidosta. Tämä onkin jo tunnistettu ongelma: kun jatkohoitopaikkoja ei ole riittävästi, odottavat potilaat yleislääketieteen osastoilla ikääntyneiden palveluiden piiriin pääsyä. Tarpeetonta sairaalahoitoa havaittiin 23–45 %:ssa läpikäydyistä potilaspaikoista.

Näiden lisäksi myös digitaalinen hukka ja kirjaamishukka nousi esille 10–21 %:ssa potilaspaikoista. Kirjaamisen havaittiin olevan riittämätöntä ja aiheuttavan tarpeetonta ajan käyttöä asioiden selvittelyyn jälkikäteen.  

Osastoilla mietittiin hukkajahdin jälkeen osastokokouksessa yhdessä omat kehityskohteet, joista helpoimmin toteutettavia oli päätös tehdä aloitettu työ kerralla loppuun ja huolehtia tavarat paikoilleen käytön jälkeen. Lisäksi kirjaamisen selkeyteen ja riittävyyteen on syytä kiinnittää huomioita.

Seuraava etappi on seuranta. On tärkeää käydä läpi, onko tullut muutosta hukkaan ja arvioida jatkokehittämiskohteita. Tuntuma on, että hukkajahdin jatkoseuranta on ehkä jopa alkuperäistä hukkajahtia tärkeämpi, koska ihmismuisti on lyhyt ja hyvät päätökset arjen hukan karsimisesta helposti unohtuvat, kun palataan vanhoihin tapoihin.

Hukkajahti koettiin mielekkääksi ja hukkaa löytyi paljon. Hukkajahti on jatkuvaa kehittämistä ja asian äärelle on syytä palata uudestaan, jotta askel kerrallaan saamme arjen sujumaan entistä paremmin.

Kiinnostuitko? Ota tarvittaessa yhteyttä ja jutellaan asiasta lisää!

Hukkatunnistin-työkalu on julkaistu Asiakas- ja potilasturvallisuuskeskuksen verkkosivulla.

Lisätietoa:

Maijala R. 2019. Lean terveydenhuollossa – näkökulmina hukka ja johtaminen. Turun yliopisto. Lääketieteellinen tiedekunta. Väitöskirja. Turun yliopiston julkaisuja – Annales Universitas Turkuensis sarja – ser. C osa – Tom. 477.   Saatavissa: Lean terveydenhuollossa – näkökulmina hukka ja johtaminen – UTUPub.

Kuva: AdobeStock